يُمثِّل التخطيط أهمَّ آليَّات الإدارة الناجحة للمؤسسات والأفراد، بل إنه أحيانًا يُعَدُّ الوظيفة الإدارية الأهمَّ؛ نظرًا لأنه يعكس كفاءة العمل، ويضمن تحقيق الأهداف المُستقبلية المرجوة، فتابعونا في هذا المقال.

مفهوم التخطيط

وُضعت عدَّة تعريفات لمفهوم التخطيط كان أهمها أنه:

“وظيفة الإدارة الأولى التي تسبق ما سواها من وظائف، حيث إنها تبحث في وضع البدائل الإجرائية لكل قسم وكل فرد في المؤسسة”.

“نوع من التَّنبُّؤ بالمُستقبل استعدادًا له وتحضيرًا للخطط المناسبة المعززة لتحقيق الأهداف وتفادي تبعات التقلبات غير المتوقعة”.

وأخيرًا “التَّخطيط هو المنهج العلمي المعنيُّ بحصر الموارد البشرية والموارد المادية وتحديد الآليات المُثلى لاستخدامها لسد احتياجات المؤسسة”.

أهمية التخطيط

تتلخص أهمية التَّخطيط في محاور عديدة، أبرزها:

• وضع حد للتشكك المتولد عن التَّغيُّرات المُستقبلية، فمن المعلوم أن كل مؤسسة أو هيئة تسعى لتحقيق غاياتها وأهدافها، ولكن التقديرات الموضوعة لأحداث المُستقبل تزيد من وتيرة الشك الإداري، خاصةً في البلدان ذات التقلبات السياسية والمناخية الشديدة. من هنا يأتي دور التَّخطيط في وضع البدائل الممكنة للتعامل مع هذه التقلبات والاستمرار على الطريق الصحيح لتحقيق الأهداف.
• تركيز الانتباه على الأهداف من خلال المراقبة الدائمة لآليات تنفيذ الخطط الموضوعة وتطويرها تماشيًا مع المستجدات تفاديًا للحيدة عن الطريق القويم إلى الفشل أو الخسارة.
• يُساهم التَّخطيط في توفير التكاليف من خلال صياغة الاستخدامات المثالية للموارد المادية والمالية والبشرية بالمؤسسة.
• يُعَدُّ التَّخطيط الأساس القويم للرقابة والفصل بين السلطات الإدارية الداخلية، حيث إن الخطط الخاصَّة به تحدد لكل فرد المهام الوظيفية والصلاحيات الخاصَّة به، وبالتالي يسهل متابعته وقياس كفاءة أدائه.
• يساعد التَّخطيط في تقليص المخاطر من خلال توجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف واستغلال رشيد للموارد.
• من مميزات التَّخطيط دوره في التكامل بين قطاعات المؤسسة أو الشركة والتنسيق بينها لضمان أداء كل قطاع لدوره في الخطة الموضوعة سلفًا، وهو ما يعزز آليات الاتصال والتواصل الجيد بينها وتركيز الإدارة العُليا في يد مجموعة قليلة من المديرين حتى تسهل إجراءات المُحاسبة وقت التقصير.

خصائص التَّخطيط

تتفاوت مُعدَّلات نجاح التَّخطيط من مؤسسة لأخرى تبعًا لتمسُّك المخططين بالخصائص العلمية والمعايير المنهجية للتخطيط، بمعنى أنها الخصائص التي إن انتفت من الخطة الموضوعة كان الفشل ضرورة حتمية واقعة لا محالة.

أبرز خصائص التَّخطيط ما يلي:

• الأولوية: حيث إن الإدارة الرشيدة في أي مُنشأة يجب أن تُعطي التخطيط الأولوية القصوى في تعاملها مع موارد ومقدرات العمل.
• الواقعية: فالخطة الموضوعة لاستشراف المُستقبل يجب أن تكون واقعية وقابلة للتطبيق، كما يجب أن تكون واقعية من ناحية تماشيها ومُلاءمتها مع الموارد البشرية والمالية والمادية للمؤسسة، وإلا كانت دربًا من الخيال والأحلام.
• الشمولية: حيث يجب أن تكون دقيقة التفاصيل عن كل مهمة وكل هدف وكل خيار يُمكن للمؤسسة التعويل عليه في مواجهة المخاطر، كما تعني الشمولية صياغة خطوط عامة تنبثق منها مخططات فرعية لكل قسم وكل فرد داخل منظومة العمل.
• التناسق: لا سيما بين الأهداف والوسائل المتبعة لتحقيقها، فالتعارض بين الهدف والطريقة مدخل إلى الفشل الإداري.
• المرونة: فيجب أن تكون صياغات التَّخطيط طيِّعة وقابلة للتطوير والتحديث والحذف والإضافة بحسب المُتَغيِّرات السوقية المفروضة على العمل.
• الإلزام: فما إن وضعت الخطة حتى يجب أن يلتزم بها كل فرد من أفراد المنظومة.

أنواع التَّخطيط

• بحسب المدى الزمني: ينقسم إلى تخطيط طويل الأجل، ومتوسط، وقصير.
• بحسب نطاق التأثير: ينقسم إلى تخطيط استراتيجي، وتكتيكي، وتشغيلي.
• بحسب الوظيفة: ينقسم إلى التخطيط الخاص بالإنتاج وبالبيع وبالميزانيات المالية وبتنمية الموارد.