على الرغم من أن معظم المديرين يفهمون – فكريا – أن الوقت هو أندر مواردهم ، إلا أن القليل منهم يبذل جهدًا لاكتساب منظور استراتيجي حول كيفية قضاء ساعات عملهم كل أسبوع.

لا يزال عدد أقل من الأشخاص يقومون بممارسة منتظمة لتتبع كيف أن الأولويات التي يقولون إنها الأكثر أهمية تتفق مع الطريقة التي يقضون بها وقتهم بالفعل.

 

“أولئك الذين نسميهم قادة بالفطرة يعرفون كيفية الاستفادة من وقتهم”

. بالنسبة لأولئك الذين ليست لديهم هذه الموهبة فطرية ، إليك كيفية القيام بذلك.

1. قسم مسؤولياتك إلى فئات

ستختلف الفئات اعتمادًا على وظيفتك ، لكن يجب أن تكون إستراتيجية وتكتيكية على حد سواء – لا تحدد أكثر من ستة عناصر . ضع في اعتبارك ، على سبيل المثال ، ما يلي:

• النمو والتحسن. تركز هذه الفئة على الفرص ، وليس على الأزمات ، وغالبًا ما تكون هي الفئة التي تكون فيها القيمة المضافة التي تحققها لشركتك هي الأكبر.

يكمن التحدي في الحفاظ على الوقت المخصص لهذه الأنشطة عالية النفوذ مقدسًا – لا تدع الضغط ولكن الاحتياجات الأقل أهمية تزاحمهم.

• إدارة الأفراد. يدرك المديرون جيدًا أن التدريب والتوجيه يمكِّنهم من زيادة نفوذهم إلى أقصى حد ، ولكن بشكل خاص في أوقات الأزمات،

• المسؤوليات الأساسية اليومية. اعتمادًا على دورك ، يمكن أيضًا تقسيم هذه المنطقة – على سبيل المثال ، إلى بيع الخدمات وتقديمها.

• إدارة. ويشمل ذلك الأعمال الضرورية التي تتراوح من تقييم احتياجات الموارد إلى إجراء مقابلات مع المرشحين للوظائف إلى الرد على البريد الإلكتروني. استعد للصدمة عندما تضيف الأرقام.

2. اسأل نفسك ما هي النسبة المئوية من الوقت الذي يجب أن تقضيه في كل فئة

قبل تعيين النسب المئوية ، يجب أن تسأل نفسك هذا السؤال: “بالنظر إلى ما أريد حقًا تحقيقه اليوم كقائد ، ما هو أفضل استخدام لوقتي؟”

للإجابة ، ضع في اعتبارك ما يلى:

1. المطالبات المتنافسة في وقتك.
2. الأنشطة التي تمكنك من تحقيق أكبر قدر من النفوذ.
3. الأولويات الإستراتيجية للشركة.
4. الاحتياجات قصيرة المدى لمشرفيك.
5. التقارير المباشرة.
6. العملاء.

بمجرد تعيين النسب المئوية ، قم بترجمتها إلى أرقام بالساعة لكل فئة. هل إجمالي عدد الساعات واقعي ومستدام للإطار الزمني الذي تفكر فيه؟ لكي تكون مفيدًا ، قد تحتاج تخصيصات الوقت إلى التغيير ربع سنويًا أو شهريًا أو حتى أسبوعيًا.

3. تحقق من التوافق مع رؤسائك وزملائك

إدارة عمليات تخصيص وقتك بواسطة مديرك وزملائك الرئيسيين ؛ اطلب منهم مشاركة ما لديهم ، إن أمكن. تعطي مشاركة مخصصات الوقت مع فريق تركيزًا جماعيًا وتماسكًا.

إدارة وقتك

الآن بعد أن أصبحت لديك خطة للاستفادة من وقتك ، كل ما عليك فعله هو أن تكون حازماً في تنفيذه.

قم بمراجعة وقتك.

خذ تقويم الأسبوع الماضي ، وقم بتقييمه باستخدام تخصيصاتك الزمنية المحددة حديثًا لكل فئة. سيعطيك هذا فكرة عن مقدار التعديل الضروري للمضي قدمًا. سجل كيف تقضي وقتك في سجل إدارة الوقت – بالنسبة للكثيرين ، هذا الانضباط بالذات هو نصف المعركة.

إن تدقيق الوقت يمكن أن يكشف أيضًا عن متى وكيف يتم تشتيت انتباهك عن الأشياء المهمة.

على سبيل المثال ، هل يساعدك تعدد المهام حقًا؟ يتم اعتبار هذه المهارة بشكل منتظم شرطًا لا غنى عنه للقدرات الإدارية الحديثة ،

تدرب على الملاكمة الزمنية.

ستكون قوائم المهام مفيدة بشكل هامشي فقط إذا لم تقم بتعيين معلمات لمقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لكل مهمة.

عند إعداد قائمتك ، قم بتقدير الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة بعناية ، وقم بوضعها في صندوق في التقويم الخاص بك. لن يساعدك هذا النظام في إنهاء قائمتك فحسب ، بل سيحسن أيضًا قدرتك على تقدير الوقت وإدارة توقعات من حولك. على وجه الخصوص ، إذا كنت في منصب جديد أو كنت تواجه مهام جديدة ، فاطلب المساعدة في تقدير الوقت لكل مهمة – وإلا فإنك تخاطر بفقدان المواعيد النهائية وسوء إدارة التوقعات.

انتبه إلى المناطق التي تكون فيها أضعف.

إذا كنت تفوض دائمًا المهام التي لا تقوم بها بشكل جيد ، فإن نقاط ضعفك ستطاردك.

 

اعترف بنقاط ضعفك

لكن استخدم البنية لدعمها. على سبيل المثال ، يجد العديد من المديرين صعوبة في قول لا للزملاء الذين يقدمون طلبات مرتجلة لوقتهم. دع هؤلاء الأشخاص يعرفون أولوياتك للاستفادة من وقتك وشجعهم على جدولة الاجتماعات معك.

 

يجب أن نضبط أنفسنا للقيام بما خططنا له