الوصف الوظيفي لنجاح الإدارة والمنظمة

الوصف الوظيفي لم يكُن مُطالبًا به في الماضي؛ نظرًا لعدم وجود علاقة أساسيَّة تربط بين المُوظَّف وطبيعة المهام التي يقوم بها، ولكن كل هذا قد تغيَّر؛ فقد بات اليوم لكل مُوظَّف مهامَّه الخاصَّة التي على أساسها يتحدَّد الوصف الوظيفي للوظيفة التي يقوم بها مع الأخذ في الاعتبار الخدمات التي يقدمها، فتابعونا في هذا المقال.

ما المقصود بمفهوم الوصف الوظيفي؟

يمثل الوصف الوظيفي اليوم إحدى الوثائق التي تعمل الشركة أو المنظمة على إعدادها لجميع الوظائف الموجودة في هيكلها، على أن يتضمَّن الآتي:

• المسؤوليات المُختلفة الخاصَّة بكل وظيفة.
• يترافق هذا مع ذكر الأهداف الخاصَّة بالشركة التي ترغب في تحقيقها، سواء بشكل عام، أو على صعيد الوظيفة التي تُعلن عن حاجتها لمُوظَّفين بها.
• لا بُدَّ أن يذكر بالصف الوظيفي المؤهلات المُختلفة التي تحتاج المنظمة إلى توافُرها في العاملين بها، سواء أكانت المؤهلات العلمية، أو المهارات، كإدارة الفريق والوقت والقيادة، وغيرها، بما يُسرع من إنجاز المهام.

كل تلك العناصر تجعل من الشركات والمنظمات تختلف في طريقة إعدادها للوصف الوظيفي؛ بما يتناسب مع احتياجاتها للمُوظَّفين في جميع الوظائف المطلوبة.

تعرَّف على أهمية الوصف الوظيفي

• لطالما كان الوصف هو المُساعد الأبرز في تطوير الإدارة العُليا والخطط الخاصَّة بهيكل الشركة.
• يُمكن استخدامه كواحدة من أدوات التقييم الرائعة التي يستخدمها المُديرون في تقييم المُوظَّفين، وهذا بناءً على اتِّباعهم لمهام الوظيفة المحددة أم لا تحت إشراف من قبل إدارة الموارد البشريَّة.
• كما أنه يُستخدم كذلك في تحديد المُرتَّبات المُختلفة بين العاملين، ويُراعي على أساسه توفير المُرتَّبات التي تتناسب مع مهام كل وظيفة ومستوى الخبرات، ومن خلاله يتم بناء سلم المرتبات والحوافز المناسب للعاملين.
• ولا ننسى دوره البارز في اختيار أو تعيين المُوظَّفين الجدد، إذ يُقاس على أساسه صلاحيته المُرشَّح للوظيفة وقدر تحقيقه للمؤهلات والمهارات المطلوبة.
• يُستخدم الوصف الوظيفي كأساس يُقام عليه الخطط التدريبية بالشركة، التي على أساسها يتم سدُّ الفجوة ما بين الخبرات والمهارات الحالية، والخبرات المتوقعة لحامل الوظيفة أن يتمتَّع بها.

مميزات الوصف الوظيفي للشركات والمُرشَّحين للوظائف

• يُمكن القول إنه يُساعد المنظمات على تحديد المؤهلات والمواصفات الخاصَّة بالمُرشَّحين على الوظائف التي تبحث عنهم.
• من ناحية أخرى يُساعد على نشر الوعي بالواجبات الخاصَّة بكل وظيفة والدور الخاص بالمُوظَّفين في كل المستويات.
• بالتأكيد يُساعد الوصف الوظيفي في الإسراع في فهم بيئة العمل والتكيُّف معها بفضل اتفاق الخبرات المطلوبة مع المُرشَّحين للوظائف.

عيوب الوصف الوظيفي

• في أوقات عديدة قد يُؤدِّي الوصف المكتوب إلى المُبالغة في حجم الوظيفة، أو التقليل منها.
• من المُمكن أن يُؤدِّي اختلاف في عدد من النقاط أو في عدم وضوح الألفاظ إلى التسبُّب في عدم وضوع الوصف الوظيفي بالكامل.
• إذا لم يتم إنشاء توصيفات للوظائف حتى إن كان لعدد قليل منها أن يُؤثِّر على الشركة ونظام العمل، بل قد يهدد هذا الأمر بسلامة الهرم القيادي والإدارة كلها.
• بالتالي من هنا تجد أنه لا بُدَّ أن يكون هناك وصف وظيفي مُناسب لجميع الوظائف بدءًا من المدير العام، ووصولًا إلى أصغر الوظائف الموجودة في القطاعات والأقسام؛ فهذا ما يُحسِّن من المُخرجات النهائية.

حجم تأثُّر الوصف الوظيفي بالتَّغيُّرات العالمية

من المُرجح أن الازدهار التكنولوجي عالميًّا ساعد الشركات والمنظمات المُختلفة على التسهيل من جذب الكفاءات والمهارات المطلوبة، وهذا من خلال نشر الوصف الوظيفي على شبكات الإنترنت ليصل إلى أعداد كبيرة من الباحثين عن تلك الوظائف، بل ومن ناحية أخرى مع قيام الباحثين عن العمل برفع السيرة الذاتية CV على الإنترنت، فإن هذا جعل الشركات قادرةً على تحديد الكفاءات التي تتوافق ببراعة مع المتطلبات والمهام الوظيفية بالشركة.